Tietosuojaseloste asiakasrekisterit

Rekisterin ylläpitäjä/käsittelijä

Yrjö & Hanna Oy  (2034563-9)
Yrjö ja Hanna Hoivapalvelut Oy (2770642-5)
Yrjö ja Hanna Kiinteistöt Oy (0101744-5)
Yrjö ja Hanna -säätiö sr (2663675-2)
Asoasunnot Uusimaa Oy (2663675-2)

Elimäenkatu 25-27, 00510 Helsinki

Tietosuojavastaava
Sirkku Rannikko, sirkku.rannikko@yrjojahanna.fi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Oma asumispalvelutoiminta: Palveluesihenkilöt
Kiinteistötoiminta: Kiinteistöjohtaja
Ostopalvelut: Kuntien/kuntayhtymien ostopalveluiden rekisteriasioista vastaava henkilö

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Ikäihmisten, mielenterveys-, päihde-, kehitysvamma- ja vammaisasiakkaiden asumis- ja hoivapalvelujen toteuttaminen

Toimintaa ohjaavat pääasialliset lainsäädännöt:

  • Sosiaalihuoltolaki (1301/2014)
  • Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015)
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja ter- veyspalveluista (980/2012)
  • Laki kehitysvammaisten erityishuollosta (519/1977)
  • Laki kehitysvammaisten erityishuollosta annetun lain muuttamisesta (381/2016) Asetus kehitysvammaisten erityishuollosta (988/1977)
  • Laki vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (380/1987) ja asetus vammaisuuden perusteella järjestettävistä palveluista ja tukitoimista (759/1987)
  • Laki yksityisistä sosiaalipalveluista (922/2011) Asetus yksityisistä sosiaalipalveluista (1053/2011) Laki yksityisestä terveydenhuollosta (152/1990) Asetus yksityisestä terveydenhuollosta (7/2006)
  • Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992)
  • Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009) Mielenterveyslaki (1116/1990)
  • Päihdehuoltolaki (41/1986)

Rekisteröidyt tiedot

Kiinteistö- ja hoivapalveluiden tuottamiseksi rekisteröidyn henkilötiedot sekä tarvittaessa hoito- ja terveystiedot.

Eri asumispalveluyksiköt keräävät itse asiakasta koskevat tiedot ja niiden laatu ja määrä vaihtelevat toimintayksiköstä ja asiakkaan palveluntarpeesta riippuen. Kiinteistötoimintaan liittyvät tiedot kerätään Tampuuri-järjestelmän tietokantaan.

Säännönmukaiset tietolähteet

  • Väestörekisteritiedot (Väestörekisterikeskus)
  • Rekisteröity itse
  • Palvelun järjestäjä (kuntayhtymä, kunta, kaupunki)
  • Rekisteröidyn suostumuksella omaiset tai muut läheiset
  • Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 §:n perusteella välttämättömiä tietoja voidaan hankkia rekisteröidyn suostumuksesta riippumatta muilta viranomaisilta sekä terveydenhuollon toimijoilta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Tietoja luovutetaan vain seuraavia tarkoituksia varten.

Lakisääteiset valtakunnalliset sosiaali- ja terveydenhuollon rekisterit:

  1. Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen ylläpitämä hoitoilmoitusrekisteri
  2. Lääkelaitoksen ylläpitämä lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri
  3. Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) ylläpitämä tartuntatautirekisteri

Sivullisille tietoja voidaan luovuttaa ilman asiakkaan suostumusta vain laissa säädetyissä erityistilanteissa yksilöidyn ja lakiin perustuvan pyynnön perusteella (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 17 § ja 18 §).

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin ylläpitojärjestelmät

Manuaalinen aineisto:

  • Asiakkaan palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät tarpeelliset tiedot

Digitaalinen aineisto:

  • Asiakkaan palvelun järjestämiseen ja toteuttamiseen liittyvät tarpeelliset sähköiset tietojärjestelmät

Tietojärjestelmäluettelo:

  • DomaCare-asiakashallintajärjestelmä
  • Pegasos-asiakashallintajärjestelmä
  • Hilkka-asiakashallintajärjestelmä
  • RaiSoft-ohjelmisto
  • Tampuuri-kiinteistöjärjestelmä
  • Kiinteistöjen turvallisuus- ja lukitusjärjestelmät
  • Lemonsoft-toiminnanohjausjärjestelmä
  • Fuusor-pilvipalvelu (laskutus)
  • Hoitajakutsujärjestelmät Vivago, Everon, 9Solutions

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeistuksella ja tietosuojaohjeistuksella.

Palvelusopimukset säilytetään lukituissa tiloissa ja niiden käyttöä valvotaan.

Asiakashallintajärjestelmän käyttöoikeudet perustuvat henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin ja salasanoihin sekä niiden käyttöä valvotaan. Käyttöoikeudet myönnetään tehtäväkohtaisesti.

Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Perusteet:

  • Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999)
  • Henkilötietolaki 11 ja 12 § (523/1999)
  • Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 (785/1992)
  • Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 14§ ja 15§

Tietoja ei yhdistetä muihin rekistereihin.

Henkilötietojen tarkastaminen, korjaaminen ja kielto-oikeus

Henkilötietolaki 26 § – 28 §

Pyyntö osoitetaan ensisijaisesti asiakasta viimeksi palvelleeseen yksikköön tai asiakasasiaa hoitaneelle henkilölle.

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyn informointi

Tietosuojaseloste on nähtävissä palvelutalojen ilmoitustaululla sekä rekisterinpitäjän kotisivuilla.